Aufgabe 13.3

Aufgabengestaltung

In einer Stadtverwaltung werden die Aufgaben bisher ohne Computereinsatz arbeitsteilig ausgeführt. Für die einzelnen Aufgaben gibt es festgelegte Verfahren auf der Basis von Papierformularen. Jeder Mitarbeiter bearbeitet nur bestimmte Vorgänge mit den dafür vorgesehenen Verfahren. So gibt es beispielsweise Personen im Einwohnermeldeamt, die im Regelfall nur für die Ausstellung und Verlängerung von Pässen und Ausweisen zuständig sind, während andere die An- und Abmeldungen bearbeiten. Innerhalb der einzelnen Ämter können die Mitarbeiter beispielsweise bei Krankheit solche mit anderen Aufgaben vertreten, während dies zwischen verschiedenen Ämtern in der Regel nicht möglich ist. Zur effektiveren Bearbeitung der Aufgaben soll nun ein Computersystem eingesetzt werden. Sie beraten die Stadt bei der Festlegung der Anforderungen an ein solches System.

• Sollte die Software aus verschiedenen Programmen für die einzelnen Aufgaben oder für die einzelnen Ämter bestehen, die dann nur an jeweils den Arbeitsplätzen installiert werden, an denen die durch die einzelnen Programme unterstützten Aufgaben bearbeitet werden?
• Welche Vor- und Nachteile könnte aus Sicht der Arbeitsorganisation ein Gesamtprogramm bieten, das grundsätzlich an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung steht und von dem jeweils nur die zur Aufgabenbearbeitung nötigen Funktionen aufgerufen werden?
• Wie kann bei solch einem Gesamtprogramm mit umfangreicher Funktionalität eine aufgabengerechte Auswahl der benötigten Funktionen erfolgen?
• Sollte zusammen mit der Einführung einer Rechnerunterstützung eine Änderung der bisherigen Aufgabenverteilung durchgeführt werden? Wenn ja, warum?
• Welche Vorteile könnte eine andere Aufgabenverteilung für die Bürger bieten, die Verwaltungstätigkeiten in Anspruch nehmen?

Lösung

Die Erstellung einzelner Programme für die einzelnen Arbeitsplätze oder die einzelnen Ämter ist einerseits software-technisch aufwendiger als ein Gesamtprogramm, andererseits erzeugt sie ein nicht flexibles System. Vertretungen können bei Programmen für einzelne Arbeitsplätze dann nur so realisiert werden, dass die vertretende Person den Arbeitsplatz wechselt.

Ein Gesamtprogramm hat dagegen den Vorteil, dass prinzipiell jede Aufgabe von jedem Platz aus erledigt werden kann. Nachteilig kann sich auswirken, dass das System dann sehr viele Funktionen enthält, von denen in der Regel an einem Platz nur wenige benötigt werden. Dies kann die Interaktion durch unübersichtliche Menüs und durch unnötige Auswahlvorgänge erschweren.

Eine aufgabengerechte Auswahl könnte etwa so realisiert werden, dass per Voreinstellung nur die an dem jeweiligen Arbeitsplatz benötigten Funktionen zur Verfügung stehen und dass es eine weitere Funktion gibt, mit der bei Bedarf andere Funktionen in das Menü aufgenommen werden können.

Nach den Prinzipien zur Aufgabengestaltung ist es anzustreben, die Qualifikation der Mitarbeiter durch die Rechneranwendung zu erweitern, so dass sie verschiedene Aufgaben übernehmen können. Eine einheitliche Gestaltung des Programms kann dabei die Erlernbarkeit erleichtern.

Für die Bürger ergibt sich bei der vorgeschlagenen Lösung der Vorteil, dass sie für verschiedene Verwaltungsvorgänge nicht zu verschiedenen Sachbearbeitern gehen müssen, sondern dass eine Person zumindest die meisten Standardfälle bearbeiten kann. Dies ist in vielen Verwaltungen mittlerweile unter Bezeichnungen wie „Bürgerbüro” so realisiert.